La modification des statuts d’une association loi 1901 est une démarche parfois nécessaire pour faire évoluer son fonctionnement ou ses activités. Comprendre le processus permet de mettre à jour les documents de l’association conformément aux besoins et aux exigences légales.
Étape 1 : Convocation à l’assemblée générale extraordinaire
Toute modification des statuts doit être approuvée par les membres lors d’une assemblée générale extraordinaire (AGE). La convocation à cette AGE doit mentionner l’objet de la réunion et préciser les points de l’ordre du jour, notamment les modifications envisagées. Il faut respecter les délais de préavis indiqués dans les statuts.
Étape 2 : Présentation des propositions de modification
Au cours de l’assemblée, les propositions de modification des statuts doivent être présentées de manière claire et détaillée afin que tous les membres puissent se prononcer en connaissance de cause. Il peut s’agir de changements mineurs ou majeurs, tels que la modification de l’objet social de l’association, la fusion avec une autre structure, ou encore la dissolution anticipée. Il est recommandé de présenter également les raisons qui ont conduit à envisager ces changements.
Préparer les documents nécessaires
Pour faciliter la compréhension et la prise de décision des membres de l’association, il est préférable de préparer des documents présentant les modifications proposées. Ces documents peuvent être distribués lors de l’AGE ou envoyés en amont, notamment par voie électronique.
Étape 3 : Vote et approbation des modifications
Après la présentation des propositions de modification, les membres doivent procéder au vote. En général, les statuts d’une association loi 1901 prévoient un quorum (minimum de membres présents) et une majorité spécifique (par exemple, les deux tiers des votants) pour que leur modification soit validée. Une fois le vote effectué, il convient de consigner les résultats dans le procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire.
Consigner les décisions dans le procès-verbal
Ce document doit mentionner le déroulement de l’AGE, les points abordés et les votes obtenus pour chaque proposition, ainsi que les décisions adoptées concernant la modification des statuts. Il permet d’avoir une trace écrite des démarches effectuées et facilite les démarches administratives ultérieures.
Étape 4 : Mise à jour des statuts et autres documents officiels
Lorsque les membres ont approuvé la modification des statuts, il faut mettre à jour ces derniers, ainsi que tout autre document officiel faisant référence aux dispositions modifiées. La version révisée des statuts doit refléter fidèlement les changements votés et être conforme aux exigences légales.
Veiller à la conformité des statuts modifiés
Les statuts modifiés doivent continuer à respecter les principes fondamentaux des associations loi 1901, notamment en ce qui concerne leur but non lucratif et leur gestion désintéressée. En outre, ils doivent être en adéquation avec les autres dispositions légales en vigueur.
Étape 5 : Formalités de déclaration à la préfecture
Une fois les statuts modifiés, il est nécessaire de procéder aux formalités de déclaration auprès de la préfecture (ou de la sous-préfecture) du siège social de l’association dans un délai d’un mois. La déclaration doit contenir différents éléments pour être acceptée :
- Le récépissé du dépôt de dossier enregistré par la préfecture lors de la création initiale de l’association.
- Le formulaire cerfa n°13972*03 « Déclaration de modification » renseigné et signé.
- Une copie du procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire mentionnant le vote des modifications statutaires.
- Un exemplaire des nouveaux statuts datés et signés par au moins deux membres du bureau.
- En cas de changement dans la composition du bureau, une liste actualisée des personnes chargées de l’administration de l’association et leurs fonctions.
Lorsque la préfecture a enregistré ces modifications, elle délivrera un nouveau récépissé attestant leur prise en compte. Dès lors, les modifications apportées aux statuts de l’association loi 1901 sont pleinement effectives et opposables aux tiers.
